Problemfall: Rechnungsbelege auf Thermopapier!

In vielen Branchen, wie z.B. in der Gastronomie, bei Tankstellen, Discountern und Parkuhren wird im großen Umfang bei der Ausstellung von Rechnungsbelegen so genanntes Thermopapier verwendet.
Wer jedoch jemals einen Thermopapier-Beleg mehrere Tage in der Geldbörse, in Klarsichtfolien oder auf der Fensterbank aufbewahrt hat, weiss, wie begrenzt die Haltbarkeit solcher Dokumente sein kann. Licht (auch Kunstlicht), Tesafilm, chemische Weichmacher und Gerbstoffe schaden dem Thermopapier. Fazit: Beim Ausbleichen kann man förmlich zuschauen.

Unternehmer müssen jede erhaltene Rechnung sowie eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung 10 Jahre lang lesbar aufbewahren.

Mag sein, dass ein Thermo-Beleg in gutem Zustand in der Buchführung landet, doch wie schaut er aus, wenn Jahre später der Betriebsprüfer vorbeischaut …?
In einigen Fällen dürfte die für steuerrelevante Unterlagen gesetzlich vorgeschriebene zehnjährige Aufbewahrungsfrist – und damit auch Lesbarkeitsfrist – wohl nicht erreicht werden.
Wollen wir mal hoffen, dass ein erfahrener Betriebsprüfer bei einer Plausibilitätsprüfung auf Stichprobenbasis sich nicht gezielt auf die Suche nach Thermopapier-Leichen im Aktenkeller macht…
Wenn doch, dann kann das Auffinden einer solchen zum Problem werden, z.B. durch Versagung des Vorsteuer- oder Streichung des Betriebsausgabenabzuges.
Leider vermisst man, trotz „gefühlter“ Überregulierung, konkrete Anforderungen an den Rechnungsaussteller und – schiebt somit den schwarzen Peter Richtung Rechnungsempfänger.

Darüber jammern kann man – hilft nur leider wenig!

Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte von jedem einzelnen Thermopapier-Beleg eine Kopie auf Normalpapier anfertigen, um eine langfristige Lesbarkeit sicher zu stellen.
Aus Beweisgründen sollte das Original an die Kopie geheftet und zusammen abgelegt werden (1)(2).
Alternativ und – wer den Nerv hat – kann sich in den entsprechenden Geschäften und an Tankstellen auch eine handschriftliche Quittung ausstellen lassen …

Wessen Sicherheitsbedürfnis nicht allzu ausgeprägt ist, „vertraut“ (1) bei Kleinstbetragsrechnungen auf höherwertiges Thermopapier und einer weitgehend gegen Licht- und Lufteinflüssen geschützten eigenen Buchhaltungsarchivierung.
Tipp: Keine Kunststoffprodukte, wie z.B. Klarsichthüllen vor und hinter Thermobelegen abheften. Ungeachtet dessen ist es ratsam, sich der Problematik des Ausbleichens von Thermopapier bewusst zu sein und bei teuren Einkäufen für verlässliche Zahlungsbelege zu sorgen!

Spannend dürfte es sein, Stichprobenartig einmal nachzuprüfen, wie es um den Zustand der Thermo-Belege von anno dünnemal in der eigenen Buchhaltung tatsächlich steht.
Nur – wer von uns mag das wirklich tun?

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Zu diesem Thema unbedingt den eigenen Steuerberater befragen! Der kennt sich aus.
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ki führt, auftragsbezogen und für sich selbst (soweit innerhalb der gesetzlichen Vorschriften möglich) ein „papierloses Büro“. Wir scannen tatsächlich jeden Fitzel Papier bis hin zu den kleinsten Parkquittungen. Dank Qualitätsmanagement, Dokumentenmanagement sowie OCR-Scansoftware zur Erzeugung durchsuchbarer PDFs können wir die Belege auch wieder finden. Wir sind gerade dabei zu recherchieren, inwiefern diese Scans als Nachweis gelten.

Mehr zum Thema:
http://de.wikipedia.org/wiki/Thermopapier
http://img.gebe.net/wtc3/download/thermopapierfachart.pdf
http://www.test.de/themen/steuern-recht/meldung/Rechnungen-Belege-auf-Thermopapier-lieber-kopieren-1314653-2314653/

2 Kommentare

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  2. … es muss doch eine Mindestanforderung an den Aussteller der Quittung geben. Sonst kann ich ja auch Tinte verwenden, welche sich nach einigen Stunden auflöst.
    Gibt es hierzu eine Aussage vom Finanzamt?
    Wieso müssen wir von jeder Rechnung eine Kopie haben. Ist das gesetzlich vorgeschrieben?

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